تكمن فائدة إدارة المهام في تحقيق الأهداف التي نطمح لها وزيادة الإنتاجية والكفاءة على المستوى الفردي وعلى مستوى المؤسسة. يرغب بعض الأشخاص في إكمال المهام اليومية وزيادة كفاءة العمل، ولكن نظرًا لوجود الكثير من الأمور في الحياة فيشعرهم هذا بالارتباك وقد ينسى الكثيرون من المهام المطلوب منهم إنهائها، لذا فنحن بحاجة إلى تطبيقات أو برنامج لإدارة المهام، حيث يمكنك من استخدامها بشكل أساسي أساسي للمهام التي يجب أداؤها اليوم أو الشهر المقبل أو الأسبوع المقبل والتخطيط لها بكفاءة وانجازها بالوقت المحدد.
الفرق بين تطبيقات إدارة المهام وإدارة المهام باستخدام القلم والورقة
لا يوجد أي مشكلة في استخدامك قائمة مهام باستخدام الورقة والقلم، لكن التحويل الرقمي واستخدام التطبيقات له فوائد عديدة.
إذا كنت تفضل الكتابة يدويًا، وشطب المهام بالحبر أو القلم الرصاص، ورسم الأسهم في كل مكان عندما تتغير المواعيد النهائية والأولويات، فلا بأس بذلك، لكنك من الإرتباك وكثرة المهام والأسهم المتبعثرة قد تنسى إحدى هذه المهام.
لكن تطبيقات إدارة المهم تتيح لك قائمة المهام لتنفيذ جميع هذه العمليات بكفاءة أكبر، حيث تمكنك هذه التطبيقات من سحب المهام وإفلاتها لإعادة ترتيبها، وتغيير الأولويات للمهام أو تاريخ التسليم بنقرة واحدة، وإضافة إلى وضع ملاحظات وتذكيرات أخرى لهذه المهام.
ومن ناحية أخرى، تطبيقات إدارة المهام يمكن أن تقيس الناتج النهائي للإنتاجية الفردية، أو يساعد على تطوير وتحسين هذه الإنتاجية.
مميزات أفضل تطبيقات إدارة المهام
تحتاج إلى البحث عن شيء ما مميز في تطبيق المهام، ويجعلك تنجذب إليه وتستخدمه، ويمكن تلخيص هذه المهام بثلاث نقاط، وهي:
التصميم الجذاب
أولاً، يجب أن يعجبك تصميم وواجهة التطبيق ليجذبك لاستخدامه، حيث أنه لا يمكنك إنجاز المهام وترتيبها على تطبيق تعتقد أنه غير جذاب من ناحية التصميم. كما يجب أن يكون من ضمن تصميم التطبيق أو الموقع خيار للتنبيه، حيث يمكنه تذكيرك بالمهام التي يجب إنجازها، لتجنب نسيانها.
أدوات مساندة لإدارة وتنظيم المهام
ثانيًا، يأتي كل تطبيق لقائمة المهام مزودًا بأدوات ووظائف لتنظيم المهام والإنجازات، والأهم أن تتوافق هذه الوظائف مع طريقة تفكيرك. فمثلاً، إذا كنت شخصًا عملياً، فقد تجد أن ترقيم المهام ذا الأولوية العالية أمر مهم.
لكن إذا كنت شخصًا تجيد إنجاز المهام بفترة الموعد النهائي، فقد ترغب في التأكد من أنه يمكنك فرز المهام حسب الموعد النهائي أو وضعها في واجهة المستخدم.
أما إذا كنت شخصًا تنسى كثيرًا، فقد تحتاج إلى تطبيق يعمل على إرسال الكثير من التذكيرات لك على أجهزة مختلفة.
خيارات التعاون مع أشخاص آخرين
ثالثًا، من المهم دائمًا أن يكون لديك خيار وهو جعل القائمة تعاونية، وتعني القائمة التعاونية أنه يمكنك تعيين بعض الأعمال لأشخاص آخرين أو حتى شراء هذا الخيار، فهذا الخيار يعزز قيمة التعاون بشكل أسهل وأكثر شفافية.
مميزات أفضل تطبيقات إدارة المهام
إضافة المهام وتنظيمها بسرعة.
أن يقدم طرقًا متعددة لتنظيم مهامك.
أن يذكرك بالموعد النهائي الذي تقوم بتحديده بنفسك عن طريق إرسال الإشعارات.
وجود التطبيق على جميع الأجهزة التي تستخدمها، مثل ربطه بين أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة
ترك برس
تعليقات
إرسال تعليق